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当方が会員となっている管理組の集まり（入会管理組合数112）の会に出席して「マンション管理適正評価制度」の生の声を意見交換してきました。
適正評価制度に係る団体（社団法人）が、ネットで何年も前の管理組合の情報を掲載している事が問題になっていたり、その逆で、管理がしっかりしているマンションにおいては「不動産価値が上がる」と喜んでいたり・・・と様々です。
まさにメリット、デメリット、あります。
マンション管理適正評価制度の評価者は？
各都道府県が協力を依頼する団体があり、その団体が管理組合の情報をネットで公開しています。
管理組合が管理会社を通じて不動産会社に有償で渡す「重要事項確認書」を元にして、既ネットで公開されている管理組合もあります。
そして、それが、何と何年も前の情報らしく、しかもそれが訂正されずにネット検索で表示される！とのこと、これはやめて欲しいですね。
そんな声が上がっていました。
適正評価する前にすでに、不動産会社などが役員となっているこのような団体が古い情報（公開情報とはいえ、間違った情報）をネットで公開している、この現状を先ず知っておかなければならないでしょう。
メリットがあるマンションとは？
逆にこのマンション管理適正評価制度によるネットでの公開でメリットがあるマンション、管理組合とは？
これは、理事会も修繕計画もしっかり管理されているマンションで、資産価値（売買予定価格や賃料相場など）が上がることになります。
つまり、住んでいる（持っている）マンションの実情によってメリット・デメリットが違ってくる、という事になります。
ですので、なおさら、管理適正評価制度は公平で客観性のある制度である必要がありますね。
当管理見合と管理会社について
この集まりを主宰する代表・監事役員の方、約10組合の理事長や理事の皆さんは管理組合の現場を知っている方ばかりです。
その方々の結論は以下の通りです。
管理会社の依頼すべき業務委託内容を整理して、管理会社に業務委託内容をあらためてもらよう要請するか、管理会社変更を目的に見積もりを取るべき。管理会社が大手だから、などという考えは古すぎで、管理組合が主導権を握って管理会社に求めて行かないと何もしてくれない、管理会社のペースで管理組合が動いてはならない。管理会社委託をやめた「自主管理」の管理組合、管理会社を変更し委託する業務を絞り込んだ「一部委託」の管理組合が多くなってきている。いつでも相談して欲しい。
管理会社業務委託内容の実態把握と住民説明会
半年理事・管理員業務・管理会社対応実務をやってきて、管理会社業務委託内容の実態」住民説明も必要だと思います。口述しますが、住民説明会と同じものとして、「重要事項説明会」は管理会社と組合員が「業務委託内容」についてしっかり理解する場、なのです。
課題の整理と出席者から解決策への意見
担当者の担当件数、訪問頻度、対応
- 管理会社の担当者が10件以上（20件近く）担当している事については、それで十分な対応は難しいだろう
- 管理会社をいれずに「自主管理」でやっているところもある、「管理会社ありき」の考え方はもう昔の考え方です
重要事項確認書「有償」販売について
売りが出たので不動産会社からの問い合わせが多く、当管理組合直雇用の管理員では対応しきれず、対応していると管理状態が「全部委託」になっている、との情報が入りました（当マンションは長年「一部委託」です）。
ネットで検索しても「全部委託」となっている情報が出てきます。
管理会社に問い合わせたところ「全部委託」として問い合わせしてきた不動産会社や区分所有者に『重要事項確認書』を渡している」と説明がありFAXをもらいました（明らかに最近訂正したような内容、と思われます）。
又管理会社のホームぺージを見ますと、不動産会社が売買契約者に契約時に説明が義務付けられている「重要事項説明書」の元になるこの「重要事項確認書」を管理会社が1万4千円、又は管理規約を4千円で販売している事を知りました。
大手デベロッパー系の管理会社はどこもやっているようですが、こんなに高い金額を取って良いのか？この費用に関して管理組合に承諾を得ずにやっていいのか？疑問に思ったので「マンション管理センター」問い合わせてみました。
その結果、当管理会社と管理組合の「重要事項説明会」に関する考え方について注意を受けたのでご報告します。
以下は国土交通書がホームページで案内している「管理組合の運営、 管理規約の内容、修繕計画について」の問い合わせ先である「（公財） マンション管理センター」の回答です。
- 「重要事項説明会」は、本来なら、この場で管理組合として業務委託内容の改善などを求めなければならない。定期総会の始まる前に15分程度する、というのは本来の目的ではない
- 「重要事項説明会」で質問を受け付けない、というのもおかしい（管理会社は何ども当方に「質問は受けない」と説明しています）
- 「定期総会の議案の中で質問を受け付ける」のであれば「管理業務委託契約書」について組合員への十分な説明とその内容を周知理解してもらうようにしなければならない
- この組合員への十分な説明は管理組合・管理会社双方で協力して努力しないといけない
- 管理会社の決定は、標準管理規約にもあり、総会決議である。ですので、なおさら総会前に別の日で「重要事項説明会」を開催しないといけない
- 1万円以上の価格になっているのは知らなかった、相場数千円だと思っていた
- 管理会社は国土交通省に登録しているだけで認められている訳ではない。全て管理組合と対等に交渉する相手である、という事を知っておいて欲しいです
又この「重要事項確認書」を管理組合から渡していた「自主管理」の管理組合の会計理事からこんな意見がありました
- （管理会社が）こんな値段で販売しいるのであれば今から有償にして管理組合収入にするよう理事会にかけたい
- 「重要事項確認書」は国土交通省からひな形がダウンロードできるし「管理規約」は既にあるので、すぐにでも有償販売ができる
管理会社への見積もり
- 管理会社を毎年見積もりをとっている管理組合からの意見：管理会社を変更したり業務委託内容の見直しをしている管理組合は、ここ数年かなり多くなっている、毎年見積もりを取るのは当たり前
- 東急コミュニティ
ダメな管理会社（変更、自主管理した理由）
- 損害保険や工事業者など関連会社を連れてくる管理会社は信用できない
- 雨漏りなど区分所有者どうしの問題で管理組合の保険特約内で修繕することになったが、その工事見積を管理組合に報告なしに管理会社が行い、高額で修繕が行われ、保険料が上がった。「保険」については詳細に必要してくれない管理会社は信用できない
- 定期総会や理事会の司会を管理会社がやっている事自体ありえない
- 管理会社が値上げをしてきたので、変更した。管理会社が口座振替のデータを提出しなかったので、その話し合いでで苦労した
- 役員が全員交代しているのに、管理規約や業務委託契約の内容を役員に説明しない管理会社は信用できない
小規模中古マンションへの理解
- 年間700万予算64戸築53年の小規模中古マンション管理組合に対するマンション管理管理にどれだけの実績とノウハウがあるのか？
- 区分所有者（年代、家族構成など）や居住者（賃貸が多い）などの属性を管理会社は理解しているのか？
長期修繕計画がない、ことについて
- 計画がないから、といって修繕積立金を崩してはいけない、といことではない
- ただ、修繕計画があることによって、終わった工事の確定金額が入るので、修繕計画の見直しができる、その事を国土交通省が推奨している
- 長期修繕計画を総会の資料で渡さない管理組合があるなんて信じられない
- 「修繕履歴」を管理する「修繕委員会」という理事会とは別組織を作って、定期的に専門化の意見を聞きながら計画をつくっている
- 計画がないと管理費値上げの根拠資料がないのではないですか？
- 国交省の標準的な「長期計画」のひな形の「工事期間」は地区40年、50年のマンションでどこまで参考にできるか？疑問がある。5年、10年らいの中期計画で修復し、大規模修繕でまとめてやるのではなく、毎年ちょっとづつ修復していくことが効果的ではないか？という観点で理事会で話をしている
総会の日程
- 標準管理規約で２が月以内となっているのに何故３か月以内の規約になっているのか？
- ３月に期をしめて４月末に行いたいがGWがあるので５月１０日から２０日前後にやる管理組合が一番多い。どこのマンションも標準管理規約２か月以内を守った管理規約が多いから
- 期が始まったらすぐにでもやるべき工事がある、新事業年度に入ったらやることがいっぱいあるので、早く承認議決をもらうべきだ、定期総会は期をスタートしてすぐにやれるのこしたことはない
- 決算処理が長引くことが理由であれば、会計だけ会計士や税理士に委託すればよい。そういう視点で管理会社の業務委託内容を見なおせばよい早く総会で承認を得る必要がある
- 自主管理をやっている管理組合で管理組合専門の会計ソフトを導入しているところは、月次決算月次監査である程度やっているので、決算書類など締めて１週間もあればできる
- 監査は外部に委託している
- 何故２ヵ月もかかるのか？管理会社のその事情をもっと詳しく聴取した方が良い
水道メーター検針と計算業務
- 管理会社に水道料金の計算を業務委託しているが、もう何年も各戸別の水道使用量の計算は管理組合が委託する管理員がやっていた
決算に時間がかかる、小口現金がない、監査業務が煩雑
- 小口現金がないのであれば切手一つ買えない、管理組合の業務を一日やれば分かること、ありえない
- 会計出納処理は管理組合主導でやらないと事務が煩雑になるのが当たり前、管理会社が間に入る事のデメリットの方が大きい
管理費滞納督促について
- 管理費滞納の徴収・督促方法は１２か月したら知らん顔、それはありえない
- 実際の督促のTELは単なる連絡、督促のハガキは分かりにくい、実務としてやっつけ仕事としか思えない
- それで払ってくれなかったら、無条件で管理費使って裁判などになる
- 管理費を手回収しているマンションでは滞納など一回もない、みんな顔見知りだから
- 督促、会計出納処理については、他管理会社、会計出納代行会社に当たって情報収集を始めたほうが良い
エレベーター工事
- 10階建て1000万、管理会社の担当者は毎週顔を出してくれるし、業者へ見積もりも委託している、管理会社関係先の工事先から見積もりを取る場合が厳重にチェックしている。管理会社が即答してくれないのであれば、管理会社に委託している意味は何ですか？
- 14階建て2000万、管理会社の関係先ではないので、こちらも同じ、長期修繕計画に入っておらず、今期することになっていた。しかし、工事期間エレベーターが使えなくなるので高齢者など宿泊施設を借りる必要がありその費用負担を考えていなかったので、来期になりそう。これも、管理会社からの事前の問題提起やアドバイスはなし
火災報知器誤作動他建物管理として管理会社がすべき事
- 火災報知器誤作動について：緊急対応が有償だとしても、その操作方法や対応方法は、時間を取って管理会社が説明してくれるはず。一番やらなきゃいけないこと。その管理会社は建物のどこを何を守ってくれているんですか？
- 管理会社の消防点検発注先が適切に迅速に対応してくれたことについて：管理会社が間に入っているメリットは微塵もない、組合員から苦情が出ないのですか？
- 火災報知器は一番大事な事なので前理事会のメンバーが徹底的に説明してくれた、考えられない事態だと思う（山科Ｃ自主管理・管理員なし）
- 正面玄関自動不良に関する管理会社対応について：こちらも、管理会社が真っ先に確認して欲しい事で知っておくべき事です。管理会社の建物管理が不十分、又は管理組合が委託業務を精査できていないことが問題。何故有償になるのか？監査を外注して緊急できた会社と管理会社との関連などを監査項目の一つとしてあげたほうがいい。
- 管理会社より長年お付き合いのある施工会社の方が建物の事を良く知っているのなら、そこと顧問契約を結んだほうが良い。それが正しい組合費に使い方ではないか？